Mapa procesu – przewodnik po mapowaniu procesów biznesowych

Zacznijmy od odpowiedzi na pytanie: Czym jest proces?

Jest to uporządkowany ciąg powiązanych ze sobą działań lub kroków, które mają na celu osiągnięcie konkretnego rezultatu. W firmach procesy mogą dotyczyć np. obsługi klienta, sprzedaży, wystawiania faktur czy rekrutacji. Każdy proces ma swój początek, koniec oraz określone wejścia i wyjścia.

Przykładowy proces przygotowania oferty handlowej:

1. Handlowiec otwiera nowe zapytanie w systemie.
2. Sprawdza wymagania klienta i warunki współpracy.
3. Dobiera odpowiednie produkty lub usługi z oferty firmy.
4. Uzupełnia dane klienta i ceny w szablonie oferty.
5. Tworzy plik PDF lub dokument ofertowy.
6. Weryfikuje poprawność danych (np. rabaty, terminy, kontakt).
7. Zapisuje gotową ofertę do systemu lub wysyła do przełożonego.

Współczesne firmy, szczególnie małe i średnie przedsiębiorstwa, coraz częściej szukają sposobów na poprawę efektywności i usprawnienia codziennych działań. Jednym z najważniejszych narzędzi wspierających ten cel jest mapa procesu. To graficzne przedstawienie przebiegu pracy, które pozwala zrozumieć, analizować i optymalizować wykonywane w organizacji czynności.

W Aimwise każdą współpracę z klientem zaczynamy od warsztatów mapowania procesu. To pierwszy krok w stronę skutecznej automatyzacji, który pozwala zidentyfikować poszczególne etapy działań i obszary wymagające poprawy.

Czym jest mapa procesu i dlaczego warto ją tworzyć?

Definicja mapy procesu

Jest to narzędzie, które w formie diagramu pokazuje wszystkie etapy, decyzje i zależności w obrębie analizowanego procesu. Umożliwia spojrzenie z góry na całość działań zachodzących w organizacji i lepsze zarządzanie procesami.

Korzyści z mapowania procesu

Dobrze przygotowana mapa procesu pozwala:

• łatwiej zidentyfikować wąskie gardła i niepotrzebne powtórzenia,
• poprawić efektywność i wydajność działań,
• lepiej zarządzać zasobami,
• wyznaczyć punkty do optymalizacji i wdrożenia automatyzacji,
• wspierać podejmowanie decyzji w oparciu o twarde dane.

Narzędzia i techniki mapowania procesów

Schemat blokowy (flowchart)

To jedno z najprostszych narzędzi do mapowania procesów. Pozwala tworzyć mapy za pomocą podstawowych symboli i pokazuje przepływ pracy w sposób intuicyjny i przystępny.

BPMN (Business Process Model and Notation)

BPMN to zaawansowana notacja pozwalająca przedstawić proces biznesowy z dużą szczegółowością. Umożliwia integrację z narzędziami IT i planowanie automatyzacji.

VSM (Value Stream Mapping)

Mapa strumienia wartości to technika wywodząca się z lean manufacturing, skupiająca się na analizie przepływu wartości. Choć często stosowana w produkcji, coraz częściej wykorzystywana jest również w procesach administracyjnych.

Symbole mapowania procesów

Podstawowe symbole

W mapach procesów najczęściej stosuje się:

• prostokąty (działania),
• romby (decyzje),
• elipsy (początek i koniec procesu),
• strzałki (kierunek przepływu).

Znaczenie symboli mapowania procesów biznesowych

Stosowanie jednolitych symboli mapowania procesów pozwala uniknąć nieporozumień i ułatwia odczytanie schematu blokowego przez wszystkie osoby zaangażowane w projekt.

Jak stworzyć mapę procesu krok po kroku

Identyfikacja procesu do mapowania

Pierwszym krokiem jest identyfikacja procesu, który chcemy zoptymalizować. Może to być np. obsługa klienta, wystawianie faktur czy onboardowanie pracowników.

Zebranie informacji o przebiegu procesu

Na tym etapie zespół analizuje dane, przeprowadza wywiady, obserwuje funkcjonowanie procesu w praktyce.

Tworzenie wstępnej mapy procesu

Kolejnym krokiem jest zbudowanie schematu procesu przy użyciu wybranego narzędzia i szablonu. Tworzymy mapę procesów, pokazując kolejne etapy, decyzje i interakcje.

Dodanie szczegółów i symboli

Po wstępnym zarysie dodajemy symbole, role, dane wejściowe i wyjściowe oraz inne kluczowe informacje.

Weryfikacja i optymalizacja

Na koniec następuje analiza mapy procesu i wyciąganie wniosków. Celem mapowania procesu jest nie tylko dokumentacja, ale również identyfikacja obszarów wymagających poprawy i przygotowanie do wdrożenia automatyzacji.

Praktyki mapowania procesów i ich wdrożenia

Mapowanie procesów biznesowych w praktyce

W codziennej pracy z klientami zauważamy, że mapowanie procesów biznesowych ułatwia identyfikację zbędnych kroków, luk i duplikacji, co prowadzi do realnych usprawnień.

Wdrożenie mapowania procesów w firmie

Mapa procesów pozwala zrozumieć całego procesu, od wejścia do wyjścia, i daje podstawy do standaryzacji. W Aimwise wykorzystujemy mapowanie jako pierwszy krok w projekcie każdej automatyzacji.

Optymalizacja i automatyzacja na podstawie mapy procesu

Analiza i optymalizacja procesu

Dokładne mapowanie procesów umożliwia zidentyfikowaćkroki procesu, które można uprościć lub zautomatyzować. W efekcie można poprawić wydajność procesu i skrócić czas jego realizacji.

Automatyzacja jako wynik mapowania procesów

Mapowanie procesów pomaga przygotować firmę do dalszych działań. Pozwala wybrać odpowiednie narzędzie, stworzyć diagram, a następnie przenieść go do konkretnego systemu zarządzania lub automatyzacji.

Szablony i narzędzia wspierające mapowanie procesów

Dostępne szablony map procesów

Można korzystać z gotowych szablonów w narzędziach takich jak Lucidchart, Miro, czy Visio. Pozwalają one szybko stworzyć mapę procesów nawet bez specjalistycznej wiedzy.

Dobór narzędzia do potrzeb firmy

Wybór narzędzia zależy od rodzaju mapy procesu, poziomu złożoności i tego, czy potrzebna jest integracja z innymi systemami.

Podsumowanie – dlaczego mapa procesu to pierwszy krok do automatyzacji

Mapa procesu stanowi fundament każdego projektu optymalizacyjnego. Pokazuje przepływ pracy, identyfikuje punkty krytyczne i wspiera zarządzanie procesami. W Aimwise traktujemy mapowanie procesu jako nieodłączny element przygotowania do automatyzacji i rozwoju firmy.

Jeśli chcesz poznać dokładnie funkcjonowanie procesu w Twojej firmie i wykorzystać mapę procesu do jego usprawnienia – zapraszamy do kontaktu!