Automatyzacja ofert, która oddała handlowcom Alterway 18 godzin pracy miesięcznie – case study

Czy zespół sprzedażowy może skrócić czas przygotowania ofert z 20 godzin do zaledwie 2 godzin miesięcznie? Okazuje się, że tak! Poznajcie historię Alterway – firmy, której dyrektor handlowy zdecydował się wdrożyć inteligentną automatyzację procesu ofertowania. Dzięki temu rozwiązaniu, przygotowywanie ofert stało się szybsze, łatwiejsze i dużo bardziej efektywne.

Wyzwanie: czasochłonne przygotowanie ofert

Zespół sprzedażowy Alterway działa w modelu B2B, gdzie cykle sprzedażowe potrafią trwać nawet kilka miesięcy. Pod koniec każdego z nich konieczne było przygotowanie spersonalizowanej oferty – zadania, które przed automatyzacją wymagało ręcznego zbierania danych z wielu źródeł (CRM, notatki ze spotkań, rozmowy telefoniczne, e-maile, pliki itd.).
W praktyce oznaczało to żmudne przełączanie się między narzędziami, przeklejanie danych i ryzyko pomyłek. Każdego miesiąca zespół tracił średnio 15–20 godzin na tworzenie ofert. Tak duże obciążenie administracyjne odbijało się na efektywności sprzedaży – pojawiały się błędy w dokumentach, a czas na działania sprzedażowe był mocno ograniczony.
Dyrektor handlowy Alterway zauważył, że te powtarzalne obowiązki stają się wąskim gardłem procesu i wpływają na jakość oraz szybkość reagowania na zapytania klientów.

Rozwiązanie: inteligentna automatyzacja procesu ofertowania

Wspólnie z Aimwise zaprojektowano i wdrożono automatyzację dopasowaną do realiów Alterway. Celem było usprawnienie wszystkich powtarzalnych, manualnych czynności, tak aby oferta mogła niemal „pisać się sama”. Wdrożone rozwiązanie obejmowało m.in.:

• Integrację z CRM – asystent AI od Aimwise połączył się z firmowym CRM, automatycznie pobierając wszystkie kluczowe dane o kliencie, historii kontaktu i ustaleniach handlowych.
• Agregację danych z wielu źródeł – narzędzie zbiera informacje z e-maili, notatek, plików i zapisów rozmów, gromadząc wszystko w jednym miejscu, bez potrzeby ręcznego wyszukiwania.
• Analizę poprzednich ofert – system analizuje wcześniejsze oferty i ich skuteczność, by generować dokumenty zgodne z najlepszymi praktykami.
• Generowanie oferty na gotowym szablonie – wszystkie dane automatycznie trafiają do firmowego szablonu, z uwzględnieniem indywidualnych ustaleń z klientem.
• Ekspresowe przygotowanie dokumentu – gotowa oferta w PDF tworzona jest w ciągu minut i automatycznie zapisywana w odpowiednim folderze klienta. Zespół sprzedaży natychmiast otrzymuje powiadomienie, że dokument jest gotowy do wysyłki.

Dzięki wdrożeniu automatyzacji, proces tworzenia oferty w Alterway został skrócony do minimum. Zespół sprzedażowy nie musi już poświęcać godzin na zbieranie danych i formatowanie dokumentów – wystarczy szybki przegląd i ewentualne poprawki. Cały ciężar operacyjny przejęło oprogramowanie.

Rezultaty: 18 godzin zaoszczędzone miesięcznie i wzrost efektywności

Efekty przerosły oczekiwania. Czas przygotowania ofert skrócił się z około 20 godzin do zaledwie 2 godzin miesięcznie. Oznacza to aż 18 godzin odzyskanych każdego miesiąca – czas, który może być wykorzystany na realne działania sprzedażowe.
Dyrektor handlowy Alterway zauważył, że jego zespół jest teraz w stanie przeprowadzić więcej rozmów z klientami, szybciej finalizować transakcje i rozwijać relacje biznesowe. Automatyzacja wyeliminowała również większość błędów w dokumentach – dane są zawsze aktualne i spójne, co przekłada się na profesjonalizm i zaufanie w oczach klientów.
Taka zmiana w procesie ofertowania to nie tylko oszczędność czasu, ale także przewaga konkurencyjna – większa liczba prowadzonych negocjacji, szybsza reakcja na zapytania i pewność, że każda oferta trafia do klienta w idealnym momencie.

„Dzięki tej automatyzacji nasz dział sprzedaży pracuje znacznie szybciej i efektywniej. Oferty generujemy błyskawicznie, bez pomyłek i straty czasu. Zamiast walczyć z dokumentami – skupiamy się na rozmowach z klientami i domykaniu sprzedaży. To realna zmiana w naszym sposobie pracy.” – Dyrektor handlowy firmy Alterway

Case study Alterway pokazuje, jak wdrożenie automatyzacji może radykalnie zmienić sposób działania zespołu sprzedażowego. Automatyzacja od Aimwise pozwoliła skrócić czas ofertowania, wyeliminować błędy i zwiększyć liczbę prowadzonych procesów sprzedażowych. Wnioski są jednoznaczne: inwestycja w automatyzację ofert szybko się zwraca, pozwala skalować sprzedaż i daje zespołowi przestrzeń na to, co naprawdę istotne – skuteczne budowanie relacji i finalizowanie transakcji.