Porównanie chat botów

4 sposoby wyszukiwania informacji w dokumentacji – który jest najlepszy?

Instrukcje, procedury, standardy - stare, nowe, ciągle aktualizowane... to wszystko potrafi przytłoczyć każdego pracownika i sparaliżować jego pracę na długie godziny, a czasem i na dłużej. Jednak bez dokumentacji nie da się dziś zrealizować żadnego poważnego projektu. Przydałoby się narzędzie, które nie tylko wydobywa z całego zbioru dokumentacji te informacje, które są potrzebne w danej chwili, ale jeszcze robi w kilka sekund.

W tym artykule chcemy pokazać cztery rodzaje narzędzi przeszukiwania, które obecnie są dostępne na rynku. Zrozumienie ich zalet i wad pozwoli na wybór tego, które najlepiej sprawdzi się w kontekście działalności Twojej firmy.

Jak się okazuje narzędzia przeszukiwania dokumentacji miały do tej pory kilka poważnych ograniczeń. Jako twórcy jednego z prezentowanych systemów wyeliminowaliśmy je wszystkie, dzięki wykorzystaniu Sztucznej Inteligencji oraz zaawansowanemu systemowi filtrowania dokumentów. Dzięki temu każdy pracownik w kilka sekund może znaleźć igłę w stogu siana – jedną potrzebną informację, bez czasochłonnego przeglądania setek lub tysięcy stron dokumentacji. Ale po kolei:

Proste "drzewa decyzyjne"

"Tak" czy "nie?" – to pytanie, na które musi odpowiedzieć pracownik, w poszukiwaniu potrzebnej informacji. Przegląda listę dokumentów i wybiera najbardziej pasujący do problemu, jaki z jego pomocą chce rozwiązać. Jak łatwo się domyśleć, jest to najbardziej pracochłonny sposób wyszukiwania informacji, bo potrzeba dużo czasu na wybór odpowiedniego dokumentu (z możliwością pomyłki!) i nie mniej na zapoznanie się z całą treścią, by w końcu wyłuskać odpowiedź na pierwotne pytanie.

Zaawansowane "drzewa decyzyjne"

To już bardziej zaawansowany system wyszukiwania: wystarczy podzielić dokumentację na kategorie (np. silniki, tablice, rozdzielcze, anteny, bezpieczniki), dzięki czemu wyszukiwanie informacji przez pracownika nie wymaga przeglądania całego zbioru. Mamy tu mniej pracy w wyborze dokumentu, ale wciąż wymaga to przeglądnięcia go w całości.

Proste modele językowe

Podobnie jak w pierwszych dwóch przypadkach pracownik wybiera dokument, który może zawierać potrzebne mu informacje, ale już nie musi go czytać w całości, bo Sztuczna Inteligencja może go dla niego streścić lub znaleźć odpowiedź na konkretne pytanie. Ograniczeniem jest tu jednak praca z jednym dokumentem na raz. Jest to bowiem proces liniowy – gdy potrzebnej informacji w nim nie ma, trzeba za każdym razem na nowo przetwarzać kolejny dokument. Problem pojawia się, gdy niezbędne informacje rozsiane są po kilku dokumentach i trzeba z tego zbudować odpowiedź na pytanie pracownika.

Zaawansowane modele językowe

Najwyższy stopień ewolucji systemów wyszukiwania informacji w bazie dokumentów. Wielojęzyczny Asystent Techniczny Aimwise eliminuje wszystkie wady dotychczasowych systemów wyszukiwania informacji. Bierze na siebie całą pracę z typowaniem odpowiednich dokumentów i przeszukuje je wszystkie na raz, dając finalnie spójną, konkretną i wyczerpującą odpowiedź na każde zapytanie pracownika. W odpowiedzi streszcza najważniejsze informacje, prezentuje niezbędne rysunki i podaje konkretne instrukcje działania, zgodnego ze standardami i procedurami.

Aimwise współpracuje z pracownikiem, korzystając z jego doświadczenia przy wyborze odpowiednich dokumentów. Co ciekawe, dzięki tłumaczeniu w czasie rzeczywistym pytanie może być zadane w innym języku niż dokumentacja, tak samo uzyskana odpowiedź, co raz na zawsze znosi bariery językowe w pracy z dokumentacją. Dodatkowym udogodnieniem jest fakt, że pytanie może być zadane na głos – bez wpisywania, co jest ważne w sytuacji, gdy pracownik ma zajęte ręce, a chce szybko uzyskać potrzebna informację.

Które rozwiązanie wybrać?

Każde z przedstawionych rozwiązań ma plusy i minusy. Warto mieć ich wiadomość, żeby podjąć świadomą decyzję o wyborze narzędzia, które będzie wspierać Ciebie i Twoich pracowników w lepszym wykonywaniu zadań:

Rozwiązania bez sztucznej inteligencji

Proste wyszukiwarki dokumentów

Proste algorytmy oparte o wyszukiwanie na zasadzie “tak” lub “nie”, eliminujące po drodze zbędne dokumenty i wskazujące takie, które spełniają wymagania.

✅ Bardzo łatwe wdrożenie w stosunku do innych rozwiązań
✅ Łatwa obsługa przez pracowników
✅ Proste wdrożenie
✅ Niskie koszty utrzymania
❌ Brak możliwości dostosowania do potrzeb
❌ Nie obsługują skomplikowanych zapytań
❌ Rozbudowa jest bardzo trudna (wymaga projektowania prawie “od nowa”)
❌ Wymaga ręcznego dodawania kolejnych opcji i elementów

Zaawansowane wyszukiwarki dokumentów

Rozbudowane algorytmy zaprojektowane dla konkretnych branż inżynieryjnych, podsuwające pracownikom właściwe instrukcje techniczne do przeczytania. Można dołączyć do nich typy urządzeń, konkretne modele i powiązać je z instrukcjami.

✅ Dobrze dostosowane do branży i firmy
✅ Po wdrożeniu pracownicy mogą się w nich z łatwością poruszać
✅ Dobrze ułożona struktura informacji
❌ Dokument i tak trzeba przeczytać samemu, co jest czasochłonne
❌ Brak możliwości dostosowania do potrzeb
❌ Nie obsługują zapytań w sposób dynamiczny, pracownik musi się dostosować do systemu

Rozwiązania wspierane sztuczną inteligencją

Proste modele językowe z analizą tekstu

Asystent wspierany Sztuczną Inteligencją, która potrafi wygenerować streszczenie dokumentu i podać najważniejsze informacje.

✅ Szybkie dostarczanie streszczeń na podstawie zapytań użytkownika
✅ Łatwość korzystania
✅ Użytkownicy mogą zadawać pytania w dowolny sposób
✅ Użytkownik otrzymuje streszczenie, które zawiera najważniejsze informacje
❌ Brak możliwości skanowania wielu dokumentów jednocześnie
❌ Przeszukiwany dokument może nie zawierać odpowiedniej informacji
❌ Konieczność wskazania właściwego dokumentu wcześniej
❌ Koszty użytkowania to nie tylko wprowadzanie danych do systemu, ale też bardzo dużo czasu poświęcanego na szukanie właściwych dokumentów przed ich przeszukaniem

Aimwise, czyli zaawansowane modele językowe w formie asystentów

Rozwiązania tej klasy co Aimwise łączą w sobie wszystkie zalety poprzednich systemów i eliminują ich wszystkie wady. To zaawansowane technologicznie systemy wyszukiwania wspierane dodatkową warstwą filtrowania i obsługujące wiele dokumentów na raz bez potrzeby ich ręcznego wyszukiwania.

✅Filtrowanie na poziomie całej dokumentacji, wskazujące kilka dokumentów, które będą właściwe dla zapytania użytkownika
✅ Pełne przeszukiwanie dokumentów generujące streszczenie z kontekstem dostarcza pełną informację w dużo krótszym czasie
✅ Multimedialne odpowiedzi pomagają w pełni zrozumieć odpowiedź i jej kontekst, ze wszystkimi niezbędnymi szczegółami
✅ Daje odpowiedzi w formie zrzutów ekranu, tekstu i zdjęć
✅ Można nagrywać pytania (asystent głosowy) i otrzymywać odpowiedzi w takiej samej formie
✅ Obsługuje wiele języków i tłumaczy treść w czasie rzeczywistym
✅Wsparcie w pracy zespołów z różnych narodowości pozwala zlikwidować barierę językową i udzielić każdemu pracownikowi takiego samego wsparcia
✅Forma SaaS, czyli abonamentu na określony czas lub płatności tylko kiedy korzystasz z rozwiązania obniża koszty korzystania z systemu
✅ Program otrzymuje stałe wsparcie i aktualizacje
✅ Nie ma konieczności inwestowania we własną infrastrukturę IT (serwery, komputery, modemy)

⚪ Program jest trudniejszy do wdrożenia, jednak cała implementacja i obsługa leży po naszej stronie: Otrzymujesz szybko narzędzie gotowe do użycia, dzięki czemu inwestycja zwraca się praktycznie natychmiast.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o naszym Wielojęzycznym Asystencie Technicznym i jego zastosowaniach dla branży telekomunikacyjnej, zapraszamy do zapoznania się z tym artykułem >