Case study: voicebot w pre-sales — 8× szybciej na bazie 16 000 kontaktów

W świecie sprzedaży każda minuta się liczy. A jeśli można automatycznie wykonać 1000 rozmów dziennie, zadać konkretne pytania i zostawić tylko najlepsze leady dla handlowca – to po co robić to ręcznie?

W tym wpisie pokażemy Ci, jak wdrożyliśmy voicebota pre-salesowego u jednego z naszych klientów i jak wpłynęło to na efektywność jego zespołu. Ale najpierw…

Co to jest voicebot?

To automatyczny asystent głosowy, który prowadzi rozmowę telefoniczną z człowiekiem. Dzięki technologii rozpoznawania mowy (ASR), syntezy mowy (TTS) i NLP (rozumienie języka), może:

zadawać pytania,
rozumieć odpowiedzi,
reagować dynamicznie zgodnie ze scenariuszem,
reagować dynamicznie zgodnie ze scenariuszem,
zapisywać wyniki i przekazywać dane dalej (np. do CRM lub webhooka).

Brzmi jak bot na czacie, tylko… przez telefon. W praktyce może zastąpić pracownika call center przy powtarzalnych, prostych rozmowach.

Zobacz jak może wyglądać taka rozmowa...

Kiedy warto użyć voicebota?

Voicebot najlepiej sprawdza się, gdy:

masz dużą bazę kontaktów, do których trzeba zadzwonić,
chcesz zadawać te same pytania każdemu (np. kwalifikacja leadów),
zależy Ci na szybkim przesiewie, zanim zaangażujesz handlowca,
potrzebujesz przypomnieć o spotkaniu, ankiecie lub płatności,
chcesz obsłużyć klientów po godzinach pracy.

A jakie są ograniczenia?

Voicebot to nie handlowiec ani psycholog. Nie poradzi sobie, gdy:

rozmowa wymaga dużej empatii lub negocjacji,
klient mówi chaotycznie lub nieskładnie (choć wiele zależy od silnika),
rozmowy są nieregularne lub niestandardowe (np. każdy przypadek jest inny),

Ale… w dobrze dobranym procesie potrafi zdziałać cuda.

Case Study: Voicebot pre-sales

Nasz klient, marka e-commerce sprzedająca suplementy dla osób trenujących, dysponował bazą 16 000 kontaktów do pierwszego telefonu pre-sales.

Zespół: 4 handlowców (100 zł/h każdy). Voicebot: 25 zł/h. W tym samym budżecie godzinowym uruchomiliśmy ekwiwalent 16 „wirtualnych handlowców” — dzwonią równolegle, robią notatki w CRM, zmieniają statusy, tworzą spotkania w kalendarzu i nie robią przerw.

Założenia kalkulacji

8 h pracy dziennie, średnio 5 min na jeden kontakt pre-sales,
handlowiec poświęca ~50% czasu na: notatki w CRM, zmiany statusów, tworzenie spotkań w kalendarzu oraz przerwy,
voicebot wykonuje te czynności automatycznie, równolegle do rozmów.

Porównanie rozwiązań w tej samej cenie

Miernik	Zespół 4 handlowców (ludzie)	Voiceboty (16 „wirtualnych handlowców”)
Koszt godzinowy zespołu	~400 zł/h	~400 zł/h (taki sam)
„Rąk do pracy”	4	16
Przepustowość dzienna (kontakty)	~192	~1 536
Czas na pokrycie bazy 16 000	~83 dni robocze (~16–17 tyg.)	~10–11 dni roboczych (~2 tyg.)
Łączny koszt dotarcia do całej bazy*	~266 700 zł	~33 300 zł

*Przy tym samym koszcie godzinowym (400 zł/h) voicebot kończy pracę ~8× szybciej, więc łączny koszt dotarcia do bazy jest ~8× niższy.

Co zyskujemy?

8× szybciej pokrywamy tę samą bazę w tym samym budżecie,
automatyczne: notatki w CRM, zmiany statusów, tworzenie spotkań w kalendarzu — bez „połowy dnia” na administrację,
łatwe skalowanie — dokładamy kolejne „osoby” jednym kliknięciem.